Assistant.e de direction - LLSH

Type de poste :
vacant
Catégorie :
B
Grand domaine :
Direction
Quotité :
100% :
BAP J :
Gestion et pilotage
Famille :
Administration et pilotage

Site geographique

Campus Centre

Composante / Directions / Service

Faculté de lettres langues et sciences humaines

Corps

Technicien / Secrétaire d'administration /Bibliothécaire adjoint spécialisé ou Assistant des bibliothèques

Département / Equipe de recherche / Service

Direction

Missions

• La Faculté des Lettres, Langues et Sciences-humaines de l'université Paris-Est Créteil Val de Marne est une composante pluridisciplinaire qui se structure en 5 laboratoires rattachés et 10 départements de formation initiale, 2 départements de formation continue et compte plus de 4000 étudiants. Elle est implantée sur 4 sites dont le principal est situé au Campus Centre à Créteil.
• L’assistant.e de direction assure le secrétariat du doyen, des vice-doyens et du responsable administratif.
• Il.elle contribue aux activités du service logistique et planification de l’UFR LLSH.

Activités principales

Secrétariat de l’équipe de direction de l’UFR:
• Accueil physique et téléphonique : étudiants, enseignants, personnels administratifs
• Gestion des conseils de gestion et commissions : mise à jour de la liste des membres, envoi des convocations, établissement des listes d’émargement, logistique (réservation de salle et de matériel, commandes), appui à la rédaction des procès-verbaux en lien avec la responsable administrative, diffusions des décisions du conseil (affichage, mise en ligne sur le blog de la faculté), archivage des documents
• Organisation de réunions et appui logistique à l’organisation des événements de l’UFR LLSH (affichage, diffusion d’informations, commandes, réservations de salles et matériels)
• Rédaction, mise en forme et édition de documents
• Constitution de dossiers (conseils d’UFR, commissions)
• Gestion des agendas des doyens, vice-doyens, assesseur et du responsable administratif
• Gestion et traitement des informations écrites et orales (courrier, messagerie…)
• Information et orientation des enseignants et BIATSS
• Organisation des déplacements et rencontres
• Gestion des archives de la direction et notamment celles relatives au conseil de gestion
• Mise à jour de l’annuaire des personnels de l’UFR (collecte des coordonnées des nouveaux enseignants, suivi de l’affectation des bureaux, mise à jour de la base de données, mise en forme de l’annuaire, réalisation des affichages des bureaux)

Appui au service logistique et planification
• Gestion des problèmes logistiques et suivi de travaux (signalement des problèmes, demandes d’intervention, suivi de la réalisation, information des usagers)
• Gestion des réservations ponctuelles de salles de la faculté et des services de l’université (réponse aux demandes, placement des réservations dans ADE, diffusion de l’information)
• Appui à la gestion des prêts de matériels (vidéoprojecteur, ordinateur)
• Gestion des accès aux bureaux de l’administration et salles de cours et (mise à jour de l’organigramme des clés, gestion des prêts de clés et badges)
• Appui à la gestion des fournitures et consommables pour la direction et l• Relève et répartition du courrier en remplacement de l’assistante logistique

Activités associées

• Activité de reporting et de suivi de dossiers (emploi étudiant par exemple)

Compétences requises

Connaissances
• Connaissance du système universitaire
• Connaissance de l’organisation, du fonctionnement et de l’activité de l’établissement et de l’UFR
• Connaissance des techniques du secrétariat (logiciels Word, Excel)

Compétences opérationnelles
Maitrise des logiciels bureautiques courants (Word, Excel)
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Informer et rendre compte
• Organiser et planifier son activité
• Travailler en équipe

Compétences comportementales
• Rigueur et organisation
• Sens de la réserve et de la neutralité 
• Sens de l’accueil, de la négociation

Informations complémentaires

Environnement et contexte de travail :
• Travail avec une équipe de direction élargie composée de six personnes.
• Contraintes horaires selon les besoins de la direction.
• Dans le cadre de l’appui au service logistique, travail en collaboration avec la responsable du service, l’assistante logistique et le technicien informatique et multimédia.

Formation et expérience professionnelle souhaitables :
• Expérience dans l’enseignement supérieur
• Maîtrise de logiciels métiers d’université appréciée

Conditions de recrutement :

• Poste à pourvoir à compter du 01/04/2019, ouvert aux agents contractuels exclusivement : CDD 12 mois, avec possibilité de renouvellement
• Rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation, soit à partir de 1300 € net/mensuel
• Pour postuler, merci d'adresser CV et lettre de candidature à : recrutement.biatss@u-pec.fr