Messagerie partagée : comment y accéder et activer une réponse automatique via Outlook Web Application ?

Sur la version Outlook de bureau, les comptes de messagerie auxquels vous avez accès s’affichent automatiquement dans le volet des dossiers, permettant ainsi de surveiller simultanément le courrier de votre messagerie principale et celui des messageries partagées. Mais vous l’aurez constaté, ce n’est pas le cas pour la version en ligne Outlook Web App (OWA).

Toutefois, il existe deux solutions pour accéder à une boite partagée via votre navigateur web :
 

• La première option permet un affichage similaire à la version de bureau. Cette option est pratique pour un suivi au quotidien car perenne ; une fois les comptes de messageries partagées ajoutés, vous les retrouverez à chaque nouvelle connexion.
• La seconde option propose l'ouverture de la messagerie partagée dans un onglet distinct, plus adaptée à une utilisation ponctuelle car à renouveler à chaque reconnexion. Cette option a l'avantage de permettre la réception de notifications et la gestion des réponses automatiques.

Vous pouvez donc opter pour l'une ou l'autre, ou les deux, selon vos besoins.
 

Option 1

Ajouter une messagerie partagée pour qu’elle s’affiche sous votre messagerie principale

1. Connectez-vous à votre compte principal via Outlook Web App.
2. Cliquez avec le bouton droit sur votre nom dans le volet de navigation gauche, puis cliquez sur "Ajouter un dossier partagé".
3. Dans la boîte de dialogue "Ajouter un dossier partagé", saisissez l'adresse de la messagerie, puis cliquez sur "Ajouter".

La boîte aux lettres partagée apparaît dans la liste des dossiers dans Outlook Web App. Vous pouvez développer ou réduire les dossiers de la boîte aux lettres partagée comme vous pouvez le faire dans votre boîte aux lettres principale.
 

Option 2

Ouvrir une messagerie partagée dans un onglet distinct du navigateur

1. Connectez-vous à votre compte principal dans Outlook Web App.
2. Dans la barre de navigation Outlook Web App, cliquez sur votre nom. Une liste apparaît.
3. Cliquez sur "Ouvrir une autre boîte aux lettres".
4. Saisissez l’adresse de messagerie d'une autre boîte aux lettres, puis cliquez sur "Ouvrir".

Une autre session Outlook Web App s’ouvre dans un onglet séparé, permettant d’accéder à l'autre boîte aux lettres.
 

Bonne pratique

Automatiser l'envoi de réponses automatiques sur une messagerie partagée, c'est possible !

Une fois la messagerie partagée ouverte dans un onglet distinct, vous pouvez en 3 clics activer l'envoi d'une réponse automatique en cas d'absence de tous les membres, pour accuser réception, partager une information...(S'agissant de messageries partagées, informer ou se concerter avec l'ensemble des membres y ayant accès est essentiel avant toute activation de réponses automatiques.)
 

1. Suivez la méthode 2 afin d'ouvrir la messagerie partagée dans un onglet distinct
2. Ouvrez le menu Paramètres en cliquant sur l'icône en haut à droite
3. Cliquez sur "Réponses automatiques" pour ouvrir le volet dédié
4. Saisissez votre message, configurez sa portée et sa durée
5. Cliquez sur OK pour activer l'envoi de réponses automatiques