SIFAC évolue : l'UPEC prépare sa migration vers SIFAC+

Aujourd'hui, près de 378 collaborateurs utilisent quotidiennement SIFAC pour assurer le suivi des budgets, de la comptabilité générale, budgétaire et analytique, des dépenses, des recettes et des conventions.
 

Pourquoi faire évoluer SIFAC ?

La migration vers SIFAC+ répond avant tout à une nécessité technique.
La version actuelle de SIFAC repose sur SAP ECC, une technologie dont la maintenance arrivera progressivement à son terme. Dès 2015, SAP a lancé une nouvelle génération de son ERP, SAP S/4HANA, qui constitue désormais le socle technique de SIFAC+.
Afin de garantir la continuité et la pérennité de son système d'information financier, l'UPEC rejoint le programme national de migration porté par l'Amue (Agence de mutualisation des universités et établissements d'enseignement supérieur et de recherche).
Au-delà de l'évolution technologique, ce projet permettra à l'université de disposer d'un système capable d'accompagner les futures évolutions de ses outils de gestion.
 

SIFAC+, qu'est-ce que c'est ?

SIFAC+ est la nouvelle génération de SIFAC, développée sur la technologie SAP S/4HANA.
Cette évolution a pour objectif de faire évoluer progressivement le système d'information financier de l'université. À terme, elle doit notamment permettre :

• de moderniser l'environnement de travail ;
• d'améliorer les performances techniques de la solution ;
• de faciliter l'accès aux données de gestion ;
• d'enrichir les outils de reporting ;
• de renforcer progressivement l'automatisation de certains traitements, notamment ceux liés aux dépenses ;
• de faciliter les échanges avec les autres applications de l'écosystème de l'UPEC, notamment Chorus.

Comme tout changement d'ERP, cette migration constitue toutefois un projet complexe. Les retours d'expérience des établissements déjà engagés dans cette transition montrent qu'une phase d'adaptation est nécessaire et que les premiers mois peuvent nécessiter des ajustements, tant pour les utilisateurs que pour les équipes en charge de l'exploitation de la solution.
Les bénéfices attendus de SIFAC+ se concrétiseront progressivement, au rythme de l'appropriation du nouvel environnement et de l'évolution des usages.
Autre évolution importante : contrairement à l'actuel SIFAC, hébergé sur les infrastructures de l'université, SIFAC+ sera proposé en mode service (SaaS) et hébergé dans un cloud dédié à l'Enseignement supérieur et à la Recherche, administré par l'Amue.
 

Ce qui ne change pas

La migration vers SIFAC+ ne remet pas en cause les fondamentaux de la gestion financière de l'université.
Les règles de gestion, les principes budgétaires et comptables ainsi que les circuits de validation sont maintenus. Les principaux repères des utilisateurs seront également conservés et la majorité des transactions garderont leur dénomination actuelle.
L'objectif est de permettre une continuité des pratiques tout en faisant évoluer progressivement certains processus lorsque cela est nécessaire.

Une transition progressive

Les premières évolutions concerneront notamment :

• le traitement des dépenses ;
• l'intégration des factures fournisseurs issues de Chorus ;
• la gestion des conventions.

Les autres fonctionnalités évolueront progressivement au fil des versions.
Les données actives de l'actuel SIFAC seront reprises dans le nouvel environnement. L'ancien SIFAC restera ensuite accessible en consultation afin de permettre l'accès à l'historique des données.
 

Un projet national déployé par étapes

La migration vers SIFAC+ est organisée au niveau national par l'Amue.
Après une première phase menée auprès d'établissements pilotes, le déploiement est réalisé progressivement par vagues successives. L'UPEC fait partie de la vague D.
Le projet est actuellement en phase de recette. Cette étape permet aux équipes de vérifier le fonctionnement de la solution, de préparer la reprise des données et de sécuriser la future mise en production.
La mise en service de SIFAC+ est prévue début 2027.
Dans les prochains mois, des informations régulières seront diffusées afin de présenter l'avancement du projet, les principales échéances et les impacts pour les utilisateurs.
 

Un accompagnement des utilisateurs tout au long du projet

Parce qu'un changement d'ERP implique une évolution des pratiques, l'UPEC met en place un dispositif d'accompagnement destiné aux utilisateurs.
Cet accompagnement comprendra notamment :

• des informations régulières sur les étapes du projet ;
• la présentation des évolutions fonctionnelles ;
• un calendrier de déploiement précisant les principales échéances et les populations concernées ;
• des formations adaptées aux différents profils d'utilisateurs ;
• de la documentation et des guides pratiques ;
• une assistance renforcée lors de la mise en service.

Les modalités de cet accompagnement seront précisées progressivement au fur et à mesure de l'avancement du projet.
Pour découvrir plus en détail la solution SIFAC+, vous pourrez également consulter la présentation proposée par l'Amue.